Review Buku karangan Budi Santosa berjudul " Manajemen Proyek : Konsep & Implementasi "

“Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi”

Bab 2

Siklus Hidup Proyek

          Pembahasan pada bab 2 ini,menjelaskan tentang tahap-tahap siklus hidup proyek. Dimana setiap tahapnya aka nada biaya yang di keluarkan,tingkat ketidakpastian, potensi konflik yang ada, potensi risiko yang ada,dan lain-lain.

Secara siklus hidup produk bisa di ringkas seperti berikut ini :

1.      Riset dan Pengembangan ( R&D )

Tahap penelitian pasar untuk produk yang di perlukan sekitar, pembuatan model

            (design), pembuatan produk.

2.      Pengenalan ke Pasar

Mulai memasukan produk ke pasar, melihat bagaimana opini pasar terhadap

             produk baru yang di pasarkan.

3.      Tumbuh

Tahapan produk mulai mendapatkan peningkatan pembeli oleh konsumen.

4.      Matang

Tahap ini produk sudah mencapai tingkat maksimal dan sulit untuk dinaikkan.

              Perusahaan di sarankan untuk bertahan pada tahap ini, menjaga kualitas dan volume

              Produk.

5.      Penurunan

Setelah tahap peningkatan selesai, terjadilah penurunan konsumen (deteriorasi).

6.      Mati

Tahapan dimana sudah tidak ada lagi konsumen yang membeli produk dan siklus

               hidup produk berakhir, tidak memproduksi lagi. Dan melanjutkan siklus R&D.

Di saat siklus-siklus tersebut sudah terlaksana, saatnya melemparkan produk ke pasaran. Dan produk akan membuahkan hasil pemasuka. Dan di dalam garis besar tahap proyek di bagi 4,yaitu:

1.      Tahap Konsepsi

2.      Tahap Perencanaan

3.      Tahap Eksekusi

4.      Tahap Operasi

Di dalam tahap awal peluang keberhasilan proyek rendah, tingkat ketidakpastian dan

resiko sangat tinggi. Dan kebutuhan biaya masih rendah. Pada tahap awal juga kemampuan para stakeholder proyek masih besar memperngaruhi karakteristik produk akhir proyek sekaligus biaya proyek.

            Secara umum tahap konsepsi di bagi menjadi 2 bagian yaitu Inisiasi Proyek dan Kelayakan Proyek. Inisiasi adalah titik dimana suatu ide tentang proyek terpikirkan oleh user.

Sedangkan Kelayakan adalah proses investigasi terhadap suatu masalah dan mengembangkan solusi secara detail. Dari pembahasan ini dibutuhkan permintaan proposal  ( Request For Proposal ). Permintaan proposal di tujukan kepada pihak-pihak yang terdaftar di peserta lelang atau binder list yang di punyai perusahaan atau pihak lain yang berminat.

Proposal Proyek

           

            Pembuatan proposal adalah pekerjaan penting yang harus dilakukan sebelum suau proyek didapatkan. Secara ringkas proposal proyek harus mengandung beberapa pokok isi sebagai berikut :

1.      Surat Pengantar

2.      Ringkasan Eksekutif

3.      Bagian Teknis

4.      Manfaat dan Keuntungan yang di peroleh

5.      Jadwal

6.      Bagian Keuangan

7.      Bagian Legal

8.      Kualifikasi Manajemen

Setelah itu, dapat di proses penunjukan proposal yang meliputi aspek hukum, bidang

pekerjaan, dan financial. Bila hal tersebut sudah terpenuhi lalu akan melewati tahap negosiasi (tawar-menawar) antar pembuat proyek dan kontraktor yang disetujui.

Tahap Perencanaan

            Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci. Isi rencana terdiri dari :

1.      Jadwal Pekerjaan

2.      Anggaran dan Sistem Pengendalian Biaya

3.      Work Breakdown Structure secara rinci

4.      Bagian beresiko tinggi dan sulit

5.      Rencana SDM dan Sumber Daya Lain

6.      Rencana Pengujian Hasil Proyek

7.      Rencana Dokumentasi

8.      Rencana Peninjauan Pekerjaan

9.      Rencana Pelaksanaan Hasil Proyek

Di samping pembuatan rencana, masuk dalam tahap ini adalah penentuan spesifikasi

produk yang dibuat dalam proyek ini. Ada 2 macam spesifikasi yaitu kebutuhan user dan

kebutuhan proyek.

Tahap Eksekusi

            Dalam tahap ini campur tangan user sangat kecil, porsi pengambilan keputusan lebih banyak di tangan pelaksana proyek. Adapun tahap-tahap dalam eksekusi adalah :

1.      Desain

2.      Pengadaan

3.      Produksi

4.      Implementasi

Jika produksi telah dilakukan hasil siap diserahkan kepada user. User bisa menguji hasil

ini untuk memastikan apakah cocok dengan kebutuhannya.

Tahap Operasi

            Setelah tahap selesai dan hasil proyek di serahkan ke user maka proyek telah finish. Campur tangan kontraktor dianggap selesai dan konsumen mulai menggunakan produk yang telah di buat. Dan proyek selesai

Bab 3

Organisasi Proyek

Organisasi Proyek ( Struktur Proyek Organisasi ) meliputi hal berikut ini :

1.      Berdasarkan Produk

2.      Berdasarkan Lokasi

3.      Berdasarkan Proses

4.      Berdasarkan Customer ( Pelanggan )

5.      Berdasarkan Fungsi

Di dalam bab 3 ini, akan membahas cara berorganisasikan suatu proyek dan memberitahukan

kelebihan dan kekurangan pada masing-masing organisasi tersebut.

Proyek Sebagai Bagian Dari Organisasi Fungsional

Kelebihan        :

a.       Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan.

b.      Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak proyek yang berbeda.

c.       Orang-orang dengan keahlian berbeda dapat dikelompokan dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang sangat bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis.

d.      Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi.

e.       Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahlian tertentu.

Kekurangan     :

a.       Client tidak menjadi perhatian utama dari aktifitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek.

b.      Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya.

c.       Kadang-kadang dalam proyek yang diorganisasikan secara fungsional ini tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek.

d.      Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah.

e.       Penyusunan organisasi seperti ini tidak memberikan pendekatan yang holistic terhadap proyek.

Organisasi Proyek Murni

            Nama lain dari Pure Project Organization. Sistem proyek ini lepas dari organisasi utama dan menjadi single organization ( tersendiri ) dalam teknis yang tersendiri, administrasi terpisah serta ikatan dengan organisasi utama hanya berupa laporan peningkatan atau kegagalan dalam metode periodic proyek.

Bab 4

Tim Proyek

Secara umum pengertian tim proyek adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek. Peran personil menyesuaikan fungsional dari masing-masingnya, ada personil yang dari organisasi induk ada juga personil yang menjadi tim inti.

           

            Tim inti biasa disebut juga dengan project office. Project office menunjukan 2 pengertian yaitu tempat fisik di mana tim proyek berkumpul dan seluruh staf pendukung manajer proyek. Tugas utama tim dalam kelompok ini adalah melaksanakan pekerjaan konstruksi/pembangunan dan pekerjaan-pekerjaan lain yang berhubungan dengan pekerjaan konstruksi ini. Ada beberapa project office,yaitu :

Manajer Proyek

          Manajer proyek memiliki peran penting dan mempunyai sikap yang otoriter. Tanpa ada manajer proyek maka tidak bisa memanajemen kan suatu proyek. Fungsi dari manajer proyek yaitu sebagai integrator, motivator, pembuat keptusan dan agen perubah. Dalam penilaian memilih manajer proyek di bagi menjadi 4 kriteria,yaitu :

1.      Karakteristik Personal

2.      Keterampilan Perilaku

3.      Keterampilan Bisnis

4.      Kemampuan Teknis

Anggota Tim Proyek

          Beberapa anggota tim proyek yang umumnya ada dalam pengelolaan proyek, yaitu :

1.      Contract Administrator

2.      Project Controller

3.      Project Accountant

4.      Customer Liason

5.      Production Coordinator

6.      Manajer Lapangan

7.      Quality Assurance Supervisor

Peran Lain di Luar Tim Proyek

          Selain manajer proyek dan anggota, terdapat peran lain juga di luar tim proyek. Yaitu sebagai berikut :

1.      Manajer Program

2.      Manajemen Puncak

Kesimpulan

          Dalam buku yang di karang budi santosa berjudul “Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi” yang di rangkum dari bab 2 sampai dengan bab 4 dapat disimpulkan. Dapat memberikan suatu pemikiran untuk menggapai sebuah keberhasilan proyek. dibutuhkan manajemen proyek yang rinci,tanggung jawab dan ahli dalam bidang proyek tersebut. Kesimpulan yang lain sebuah tim proyek pada dasarnya semua personil harus memiliki kemampuan khusus dalam pekerjaannya masing-masing. Dan ketelitian dalam mengelola suatu proyek yang di jalani. Manajer proyek wajib mengawasi anggota proyek yang bekerja. Dengan rasa tanggung jawab dan ketelitian.

Manajemen Proyek & Resiko

PENGUKURAN RISIKO PROYEK PADA PERUSAHAAN TEKNOLOGI INFORMASI DI INDONESIA

1.         PENDAHULUAN

Zaman yang modern ini persaingan dunia bisnis di Indonesia makin ketat dan sulit untuk menembus pasarannya di karenakan Teknologi Informasi yang berkembang pesat. Karena dengan teknologi yang modern semua dapat di akses dengan mudah dan kualitas yang di hasilkan sesuai dengan harapan.

Tetapi apabila pemakaian teknologi informasi tidak sesuai dengan bisnis perusahaan, makan akan menimbulkan resiko yang fatal. Fatal dalam hal menurunnya reputasi perusahaan atau bahkan akan berakibat bangkrutnya suatu perusahaan.

Sejauh ini,tingkat keberhasilan proyek teknologi informasi masih rendah. Karena banyak ditemukan proyek teknologi mengalami pembengkakan biaya

Salah satu pemicu kegagalan proyek teknologi informasi adalah dilupakannya manajemen risiko proyek oleh perusahaan teknologi informasi yang menjadi provider.karena itulah, penelitian ini mengambil judul “PENGUKURAN  RISIKO PROYEK PADA PERUSAHAAN TEKNOLOGI INFORMASI DI INDONESIA”. Penelitian ini akan berguna untuk mengetahui profil risiko sehingga dapat meminimalkan dampak-dampak yang dapat di timbulkan oleh risiko tersebut.

Perusahaan yang dijadikan objek studi pada penelitian ini bergerak di bidang  software house yang menyediakan jasa pembuatan sistem. Suatu pengukuran risiko teknologi informasi yang dapat mendeteksi potensi risiko sehingga pengerjaan proyek teknologi informasi dapat berjalan lancar dan sukses.

Hasil penelitian diharapkan dapat meningkatkan kesadaran perusahaan-perusahaan teknologi informasi di Indonesia tentang pentingnya penerapan proyek teknologi informasi dapat berjalan dengan baik.

Tujuan penelitian adalah dapat mengetahui risiko yang terjadi dalam pengerjaan proyek teknologi informasi serta factor penyebab munculnya risiko tersebut.

METODE PENELITIAN

Penelitian ini menggunakan pendekatan studi kasus,dengan melakukan pengecekan yang mendalam terhadap suatu keadaan atau kejadian yang disebut sebagai kasus dengan menggunakan cara-carayang sistematis dalam melakukan pengamatan,pengumpulan data,analisis informasi, dan melaporkan hasil.

Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara  studi pustaka dan studi lapangan. Pada studi lapangan, dilakukan observasi lingkungan kerja pada divisi Software Solutions Group. Metode analisis data mengacu pada framework dasar (Schwalbe, 2002) dan 12 faktor risiko proyek teknologi informasi (Zhang dan Lee, 2008).

2.         HASIL & PEMBAHASAN

Dalam penelitian sebelumnya, terdapat 6 risiko yang menjadi prioritas yaitu  perencanaan

 teknologi yang kurang baik, kurangnya keahlian, pengaturan proyek yang tidak efektif,

ketidakserasian organisasi, pembaharuan teknologi teknologi dan ketidak cukupan sumber

daya. Zhang dan Lee meneumakan bahwa risiko tertinggi adalah risiko level teknologi.

Urutan kedua yaitu risiko level organisasi dan terakhir risiko level ekonomi.

      Risiko-risiko tersebut diukur dari kecenderungan dan dampaknya,kemudian diberikan

Rekomendasi untuk mitigasi risiko.Pada penelitian ini, ditemukan bahwa risiko yang menjadi

 prioritas setelah pengendalian yang di terapkan ternyata terpusat pada level organisasi.

Risiko yang paling membahayakan pengerjaan proyek teknologi informasi perusahaan adalah

Pengerjaan  proyek  menjadi  terhambat. Risiko ini disebabkan oleh anggota tim yang kurang

Mendukung pengerjaan proyek.

      Risiko yang menempati urutan kedua adalah penyelesaian proyek yang tidak sesuai

dengan jadwal. Risiko ini disebabkan oleh adanya perubahan sumber daya karena perusahaan perubahan prioritas perusahaan provider.

      Risiko urutan ketiga adalah tidak adanya kesepakatan permintaan dari konsumen. Risiko ini biasa di sebabkan oleh adanya konflik antara customer.

      Risiko urutan keempat adalah requirement proyek sulit di dapat. Risiko ini disebabkan oleh konsumen yang kurang komitmen.

      Risiko urutan kelima adalah  proyek harus disesuaikan dengan perubahan permintaan. Risiko ini disebabkan oleh adanya perubahan permintaan dari user.

      Berdasarkan pada prioritas risiko, strategi mitigasi risiko yang dapat direkomendasikan pada penelitian ini utnuk meminimalisasi risiko. Khususnya pada prioritas risiko terdiri dari beberapa rekomendasi. Pada risiko urutan teratas,yaitu pengerjaan proyek menjadi terhambat yang disebabkan anggota tim yang kurang mendukung pengerjaan proyek, mitigasi risiko merekomendasikan membuat suatu prosedur/aturan tentang profesionalisme dalam bekerja, memberikan suatu sanksi dan penggantian anggota tim proyek.

      Pada risiko urutan kedua,. Mitigasi risiko yang direkomendasikan adalah perekrutan karyawan kontrak untuk menjadi anggota tim sementara.

      Pada risiko urutan ketiga, Mitigasi risiko yang direkomendasikan adalah menjadi penengah dan memberi masukan agar kesepakatan permintaan segera tercapai.

      Pada risiko urutan keempat, Mitigasi risiko yang direkomendasikan adalah memberikan masukan pentingnya proyek dan memberlakukan sanksi denda apabila requirement tidak diserahkan sesuai jadwal.

      Pada risiko urutan kelima, Mitigasi risiko yang direkomendasikan adalah menentukan besarnya perubahan dan mengestimasikan waktu dan biaya yang akan dikeluarkan.

      Pada penelitan Zhan dan Lee hanya terdapat 3 level risiko dan risiko tertinggi ada di level teknologi. Sementara, pada penelitian ini risiko tertinggi adalah level organisasi. Hal ini menunjukan bahwa risiko level ekonomi tidak terlalu berpengaruh pada pengerjaan sebuah proyek di perusahaan pada studi kasus ini.

      Perbedaan dari karakteristik dalam proyek teknolodi infomasi ini menjadi factor penyebab berbedanya risiko yang paling mempengaruhi dalam pengerjaan proyek teknologi informasi. Dalam risiko Zhang dan Lee yang tertinggi adalah level teknologi sedangkan dalam studi kasus ini tertinggi yaitu level organisasi. Mengapa? Karena pada penelitian sebelumnya proyek yang di teliti adalah proyek untuk menerapkan service oriented system yang bersifat kompleks seperti  publishing industry, dan lain-lain.

3.      KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian dapat di ambil kesimpulan, perusahaan tidak menggunakan manajemen risiko teknologi informasi dalam mengerjakan proyek sehingga risiko yang dapat mengganggu pekerjaan teknologi informasi yang belum teridentifikasi. Dalam penjelasan jurnal ini terdapat 5 prioritas risiko yang di temukan, diantaranya :

1.      Pengerjaan proyek menjadi terhambat.

2.      Penyelesaian proyek yang bukan prioritas menjadi tidak sesuai dengan ketetapan awal.

3.      Tidak adanya kesepakatan permintaan dari konsumen.

4.      Requirement proyek sulit di dapat.

5.      Proyek harus disesuaikan dengan perubahan permintaan.

Pada penelitian Zhang dan Lee urutan prioritas tertinggi di level teknologi tetapi dalam penelitian ini level organisasi yang tertinggi di bandingkan dengan level teknologi.

            Berdasarkan kesimpulan ini, maka sarannya adalah setiap perusahaan perlu adanya manajemen risiko pada pengerjaan proyek teknologi informasi. Dan perusahaan dapat menggunakan mitigasi risiko yang direkomendasikan dalam penelitian ini.

DAFTAR PUSTAKA

Rudy M.Harahap, Andri Setiawan, Adi Subakti Kurniawan, Merlin Mulia, ”PENGUKURAN RISIKO PROYEK PADA PERUSAHAAN TEKNOLOGI INFORMASI INDONESIA” , CommiT, Vol.3 , No.2 , 2009, hlm. 70-73.